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O meu Caderno de Produtividade

MIND4GOALS porque devemos estar sempre focados em atingir os nossos objetivos, pessoais e profissionais

O meu Caderno de Produtividade

MIND4GOALS porque devemos estar sempre focados em atingir os nossos objetivos, pessoais e profissionais

As ferramentas que utilizo para gerir toda a informação

A informação (e os pedidos de coisas para fazer) chega-me das mais diversas formas. Por e-mail, via sistema de gestão documental, por telefone e também verbalmente.

Algumas terei que ser eu a fazer, outras irei certamente delegar. Mas ainda assim requer que saiba a quem deleguei, quando é o prazo para que esteja terminado.

Também pode ser algo que necessite de elementos de outro colega antes de eu poder avançar com a minha parte. Isto acontece por exemplo com o Report de dados a entidades externas. Eu tenho que fornecer a informação embora não seja detentora de toda ela é por isso precise de a solicitar. No entanto, tenho que ter prazos limites para enviar à entidade que não posso ultrapassar.

Por tudo isto é muito importante ter um bom acompanhamento de todos os projetos e ações.

Assim, uma vez recebida a informação é preciso saber o que fazer com ela, que ações exige da minha parte. É para arquivar? Vai exigir alguma ação da minha parte e é para agendar uma data para conclusão, para delegar, ...?

 

Uso, essencialmente três ferramentas:

1. Calendário do Outlook - onde atendo os verdadeiros compromissos com data marcada: reuniões, prazos limite de resposta, formações, etc. (Nota importante: as minhas intenções de "to-dos" não vêm para aqui)

 

2. Evernote - é uma aplicação "gratuita" (até certo ponto, isto é, tem três níveis de utilização, o básico é totalmente gratuito e já tem muitas funcionalidades e muita capacidade de armazenar dados) que permite que organize toda a informação através de um arquivo de notas ou bloco de notas. Também permite colocar tags o que é muito útil pois posso depois fazer pesquisa por aqui (por exemplo, a lista de ações que deleguei à pessoa X ou Y), a urgência ou a data para concluir e envia alerta.

 

image.png

 

Encontra-se muita informação na net. https://evernote.com/intl/pt/ e vário blogues e sites.

Eu tenho o módulo plus o que me permite ter a aplicação instalada no PC, ipad e iPhone  sincronizar toda a informação. Posso atualizar no telemóvel ou inserir uma nota nova que quando ligar o PC vai lá estar.

 

3. Bullet journal - Foi a ferramenta que comecei a utilizar mais recentemente, há uns dois anos. Existem diversos modelos com e sem desenhos, eu prefiro o mais minimalista possível, sem distrações. 

O Bullet journal é uma lista de ações que quero fazer. Tem a grande vantagem, na minha opinião, de ser ajustável às necessidades de cada um, pois partimos de uma folha em branco e cada um cria os campos que precisa, sem formatações pré-definidas. Eu uso o meu só para trabalho, mas há quem também inclua as atividades extra-curriculares dos filhos (eu tenho no calendário do Outlook, pois tem data e hora definidos), às atividades domésticas, o menu semanal, etc. Uma breve pesquisa na net vai dar centenas de soluções. Ficam aqui alguns blogues:

 

https://www.bohoberry.com/

https://www.christina77star.net/blog/

 http://minimal-plan.com/en/project-management-bullet-journal-1/

 

 

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Propósito desde espaço

Um estudo recente revela que 1 em cada 3 pessoas está em risco de burnout. Eu, definitivamente não quero fazer parte deste numero, pelo que tenho vindo a adotar e desenvolver metodologias que me têm permitido ter os meus projetos controlados, os meus objetivos atingidos, fazer horário das 9 às 18H, acompanhar a minha família e tratar da casa. São essas metodologias e práticas que já adotei e outras que irei testando que vou partilhar aqui semanalmente e se com elas inspirar alguém, excelente. O meu lema é "Take small steps every day and you'll get there one day"

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