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O meu Caderno de Produtividade

MIND4GOALS porque devemos estar sempre focados em atingir os nossos objetivos, pessoais e profissionais

O meu Caderno de Produtividade

MIND4GOALS porque devemos estar sempre focados em atingir os nossos objetivos, pessoais e profissionais

Excesso de informação a chegar? E agora?

Hoje em dia somos bombardeados por vários lados. São os colegas que nos pedem isto ou aquilo, são os despachos da chefia ou administração, a caixa de email a toda a hora a receber correio, o telefone que não pára de tocar, e por aí fora. e na maior parte das vezes com prazos para cumprir.

Se não tivermos muito conscientes do que fazer com esta informação toda, facilmente ficaremos de cabelos em pé, com a sensação de a nossa cabeça ir dar um nó e nem saber por onde começar.

A minha primeira regra é: a não ser que seja mesmo muito urgente não deixar tarefas a meio. Acabar o que estamos a fazer e depois começar outra tarefa. Por vezes não dá para ser tão cumpridor. O chefe pediu quanquer coisa. A primeira coisa é perguntar se tem que ser para já ou se podemos tratar dentro de x tempo (aquele que prevemos ser necessário para acabar a nossa tarefa). Mas atenção acabar a tarefa não é acabar o projeto.

Quando sou eu a pedir tenho o cuidado de dizer logo se é urgente ou não, e nesse caso digo "Quando puderes preciso que me trates disto..."

E qual é a diferença entre tarefa e projeto?  Um projeto exige várias ações (ou tarefas). Por exemplo preparar uma reunião (é preciso marcar a sala, preparar os pontos de agenda para a reunião, convocar as pessoas, preparar a apresentação, fazer ata, ...) é um projeto, embora pareça algo simples.

 

Para decidir o que faço com a informação que me chega, sigo há muito tempo esta árvore de decisão. Na verdade já está interiorizada e a decisão já é automática, mas o esquema é este e segue o método GTD (Geeting Things Done)

 

 

arvore_decisao.JPG

 

 

 

 

Há muita informação que só me chega para conhecimento e nesse caso, ou arquivo se for relevante, ou apago se não me interessar (newsletter de empresas por exemplo). Se implicar fazer alguma coisa com essa informação, se puder tratar logo, faço (se for rapido, o GTD diz menos de dois minutos); por vezes é solicitar algum dado ou enviar algum documento que me pedem e que basta anexar ao email de resposta, etc.

Se for mais demorado e tiver várias etapas então requer mais cuidado e atenção. Como é que faço nestes casos e arrumo esta informação? bem, de várias formas, mas isso fica para o post da próxima semana.

 

 

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Propósito desde espaço

Um estudo recente revela que 1 em cada 3 pessoas está em risco de burnout. Eu, definitivamente não quero fazer parte deste numero, pelo que tenho vindo a adotar e desenvolver metodologias que me têm permitido ter os meus projetos controlados, os meus objetivos atingidos, fazer horário das 9 às 18H, acompanhar a minha família e tratar da casa. São essas metodologias e práticas que já adotei e outras que irei testando que vou partilhar aqui semanalmente e se com elas inspirar alguém, excelente. O meu lema é "Take small steps every day and you'll get there one day"

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