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O meu Caderno de Produtividade

MIND4GOALS porque devemos estar sempre focados em atingir os nossos objetivos, pessoais e profissionais

O meu Caderno de Produtividade

MIND4GOALS porque devemos estar sempre focados em atingir os nossos objetivos, pessoais e profissionais

O que fazer com toda a informação?

processar_informacao.jpg

Passou uma semana desde que começámos a recolher informação que tinhamos espalhada em vários locais. Agora, depois de termos recolhido toda a informação, projetos, to-do's que tinhamos em várias fontes (listas, pastas, post-it e na nossa cabeça) temos que decidir o que fazer com ela ou ficaremos exactamente na mesma onde estamos - no meio do caos!

É aqui que comigo entra o diagrama de fluxo do David Allen e que já mostrei aqui

 

arvore_decisao.JPG

 

 

Agora é pegar em cada item (pela ordem em que está - David Allen diz que a energia que gastamos a decidir "passo para o seguinte" é a mesma que precisamos para decidir o que fazer no momento, logo o melhor será não ir passando outros à frente e tratar logo do assunto) e perguntar:

- o que é isto?

- requer alguma ação?

- se sim, qual é a próxima ação?

- demora menos de 2 minutos?

 

Se for informação para arquivar ou lixo sai de imediato e a  nossa pilha vai diminuindo; se não, temos que colocar numa lista de projetos e tarefas para fazer. É nesta fase que eu entro com o Evernote pois é lá que guardo a lista de projetos e tarefas (ações). 

Como já referi anteriormente, projeto é tudo o que tem mais do que uma tarefa, logo por exemplo "planear o Natal 2018" é um projeto pois tem várias tarefas associadas: lista de presentes, comprar presentes, convites para a ceia, preparar a ceia, ...

E são precisamente essas tarefas que nós vamos fazer e que nos conduzirão à concretização do projeto, ou caso contrário passaremos o dia a realizar ações avulsas que não nos levarão a lado nenhum e no final vamos concluir que não atingimos os nossos objetivos. 

Se por acaso encontrarmos algo relacionado com um projeto que queremos concretizar mas não é para já por não ser oportuno, colocamos numa pasta "A fazer/ talvez" (o nome não é relevante desde que estejam separados dos outros que serão o nosso foco).

Certamente que muita da informação recolhida será de "referência", seja para algum projeto atual ou futuro. Eu guardo numa pasta "suporte" com sub-pastas em função do tema.

 

No próximo post direi como faço para realizar estas ações. Vão perceber que tudo tem uma sequencia fácil.

 

Nota 1: uso o método GTD nestas etapas de capturar e processar informação. Mais informação pode ser encontrada na net e nos livros de David Allen publicados em português e inglês.

Nota 2: a imagem  foi retirada da net e por lapso não registei o link. caso o autor veja inconveniente na sua utilização, agradeço que diga e será retirada

 

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Propósito desde espaço

Um estudo recente revela que 1 em cada 3 pessoas está em risco de burnout. Eu, definitivamente não quero fazer parte deste numero, pelo que tenho vindo a adotar e desenvolver metodologias que me têm permitido ter os meus projetos controlados, os meus objetivos atingidos, fazer horário das 9 às 18H, acompanhar a minha família e tratar da casa. São essas metodologias e práticas que já adotei e outras que irei testando que vou partilhar aqui semanalmente e se com elas inspirar alguém, excelente. O meu lema é "Take small steps every day and you'll get there one day"

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